Pediram-te um PDF/A e o teu PDF normal foi recusado. Não é burocracia por burocracia — há uma razão concreta, e percebê-la explica todo o resto.
Um PDF normal pode não ter tudo o que precisa para se mostrar. As fontes, por exemplo: em vez de as guardar dentro do ficheiro, muitos PDF limitam-se a dizer «esta parte está em Calibri» e contam que o computador de quem abre a tenha.
Hoje isso funciona. Daqui a vinte anos, quando alguém for buscar esse documento ao arquivo, essa fonte pode já não existir — e o computador substitui-a por outra. As linhas mudam de sítio, uma tabela desalinha, uma assinatura fica noutra página. O documento deixou de ser o que era.
O PDF/A leva tudo lá dentro: as fontes todas, o perfil de cores, a informação de que precisa para se desenhar sozinho. Daqui a vinte anos abre exactamente igual.
Arquivos nacionais, tribunais, universidades, repartições públicas e muitos concursos. Todos têm o mesmo problema: guardam documentos durante décadas e precisam de garantir que continuam legíveis e iguais.
É também por isso que o PDF/A não deixa ter vídeo, som, JavaScript nem ligações para ficheiros de fora. Tudo o que depende de outra coisa para funcionar é proibido — porque essa outra coisa pode desaparecer.
São versões da mesma ideia, cada vez menos restritivas. O PDF/A-2 é o que serve na esmagadora maioria dos casos e é o que se deve usar quando não dizem qual. O A-1 é o mais antigo e mais apertado; o A-3 permite anexar ficheiros dentro do PDF, e é usado em facturação electrónica.
Se quem te pediu não especificou a versão, quase de certeza quer só um PDF/A. O A-2 é a resposta certa.
É isso que esta ferramenta faz, e leva menos de um minuto.
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